VIEL ZU TUN – TIPPS ZUR ARBEITSORGANISATION
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VIEL ZU TUN – TIPPS ZUR ARBEITSORGANISATION

Ich schreibe in meinen Beiträgen viel über Themen, die ich selbst erst lernen musste. Arbeitsorganisation gehört ganz bestimmt dazu. Früher war ich total chaotisch. Heute bekomme ich meine Aufgaben gut gelöst. Hier sind drei Tipps, die mir helfen und Dir bestimmt auch. 

In der letzten Zeit habe ich ja viele Vertriebler gecoacht. Und gar nicht so wenige haben Mühe, ihre Aufgaben so zu organisieren, dass sie sie auch schaffen, nichts vergessen und dabei trotzdem nicht bis in die Nacht zu arbeiten. Leider hat ein Vertriebsmitarbeiter selten die Möglichkeit Aufgaben zu delegieren. Deshalb ist es wichtig, die Arbeit besser zu organisieren, um trotzdem alles zu schaffen. 

In so einem Coaching gibt es natürlich keine Standard-Rezepte, sondern wir gehen der individuellen Situation genau auf den Grund. Hier sind ein paar Tipps, die ich in solchen Coachings gegeben habe und die auch mir helfen.

    1. Arbeiten terminieren
      Eine endlos lange Aufgabenliste kann jeden Menschen verzweifeln lassen. Doch du kannst Dir helfen, indem Du alle Aufgaben terminierst. Dringende erledigst Du heute, andere werden in den Kalender eingetragen. Der Vorteil ist, dass Du Dich auf diese Weise immer nur auf das konzentrieren musst, was für den Tag geplant ist. Alles andere kannst Du getrost (noch) vergessen.Beim Terminieren können Dir übrigens auch Kunden und Kollegen helfen. Wenn das nächste Mal jemand etwas vor Dir braucht, frag nach: „Wann brauchst Du es.“ Ich bin oft Mal erstaunt, wie viel Zeit mir nach dieser Frage zur Verfügung gestellt wird.Natürlich kannst Du nicht den ganzen Tag verplanen, sondern musst Zeit für unvorhergesehenes wie Anrufe, spontane Anfragen und Ähnliches lassen. Die Faustregel, die ich mal gelernt habe heißt: 60% verplanen, 40% für Unvorhergesehenes. Bei mir gibt aber es aus Erfahrung weniger Störungen, so dass ich eher 80% vorausplanen kann.
  1. Aufgaben en bloc abarbeiten
    Gleiche Aufgaben zusammen abzuarbeiten ist ein Tipp, den ich schon vor 25 Jahren in einem Zeitmanagement-Seminar gelernt habe. Doch er ist nach wie vor gut.Ich merke es immer bei meinen Social Media Aktivitäten. Wenn ich zum Beispiel mehrere Videos hintereinander veröffentliche, geht es am schnellsten. Erst alle YouTube Veröffentlichungen, dann die Beiträge dazu auf meiner Homepage und zum Schluss die Posts in den Social-Media-Plattformen vorausplanen. Wenn ich jedes Video einzeln bearbeiten würde, brauchte ich viel länger, weil ich viel zu viel hin und her springen müsste.Genau so funktioniert es bei allen Aufgaben. Telefonakquise, Angebote schreiben, Reporting – mach alles hintereinander und mische nicht und Du bist deutlich effektiver und schneller fertig. 
  1. Stille Phasen einplanen
    Besonders für ungeliebte Aufgaben oder solche, die viel Konzentration brauchen, ist es gut stille Zeit einzuplanen. Schalte Dein Telefon und Dein Mailprogramm aus und tu einfach so, als wärst Du in einem Kundentermin oder einem Meeting. Kein Mensch hat ein Problem damit, wenn Du ab und zu nicht zu erreichen bist.
    Wenn Du mit anderen ein Büro teilst, sprecht über das Thema und vereinbart miteinander, wie ihr euch alle ab und zu stille Zeiten nehmen könnt. Wechselt euch dabei ab und vertretet euch gegenseitig am Telefon. So hat jeder mal Zeit in Ruhe an etwas zu arbeiten, ohne ständig unterbrochen zu werden. 

Das sind noch nicht alle Ideen, deshalb gibt es nächste Woche in Teil 2 drei weitere. Vergiss nicht, dir auch die anzuschauen. 

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